Hành chính thời công nghệ: Người dân không còn tất tả ngược xuôi

Sau giờ cơm trưa, chị Đặng Thị Tâm (ngụ xã Tam Phước, TP Biên Hòa, Đồng Nai) dọn dẹp nhà cửa rồi quày quả mang chiếc túi xách chứa giấy tờ, hồ sơ đi làm thủ tục đăng ký kinh doanh ở Trung tâm Hành chính công tỉnh Đồng Nai. Tòa nhà hành chính tọa lạc cách nhà chị khoảng 15 km.

Men theo quốc lộ 51 đến khu vực cầu vượt ngã tư Vũng Tàu, chạy thêm vài trăm mét nữa, chị Tâm có mặt tại tòa nhà Sonadezi, nơi đặt Trung tâm hành chính công. Lúc này đã gần 13h, chưa đến giờ làm việc nhưng chị vẫn được các nhân viên đứng ở quầy tiếp dân chào hỏi, hướng dẫn cách nộp hồ sơ và giải đáp những thắc mắc liên quan đến quá trình đăng ký làm việc.

Trong sánh chính ở trung tâm hành chính lúc này có hàng chục người khác đang chờ làm việc. Chị Tâm cũng chọn cho mình một vị trí rồi mở điện thoại và truy cập vào “Cổng hành chính công Đồng Nai” để tìm hiểu thêm các thông tin liên quan đến thủ tục hành chính.

Chị kể rằng, trước khi đến đăng ký thủ tục, chị có vào Cổng hành chính công Đồng Nai để tìm hiểu. Ở trang này, chị có thể tiếp cận các thông tin, thông báo về giải quyết thủ tục ở tất cả lĩnh vực. Trang cũng cung cấp thông tin về dịch vụ công, tổng đài hỗ trợ và chỉ dẫn về hướng, tuyến xe bus để người dân có thể chủ động thời gian, phương tiện di chuyển đến trung tâm làm việc.

Đang say mê với những thông tin trên điện thoại, chị Tâm giật mình khi hệ thống loa vang lên số thứ tự làm việc mà chị đăng ký trước đó. Chị nhanh chóng đến quầy làm việc của Sở Kế hoạch và Đầu tư Đồng Nai và trình hồ sơ xin đăng ký kinh doanh. Chỉ trong thời gian ngắn, chuyên viên của Sở tiếp nhận toàn bộ giấy tờ và giao lại cho chị Tâm biên nhận rồi hướng dẫn chị sử dụng tài khoản Zalo của mình quét mã QR trên đó để nắm bắt thông tin về quy trình, tiến độ xử lý hồ sơ.

14h chiều, chị Tâm đã hoàn tất các thủ tục và rời trung tâm hành chính để về với công việc. Chị hồ hởi: “Ngày trước, tôi rất ngại đến cơ quan nhà nước để làm các thủ tục hành chính vì rườm rà, mất thời gian. Giờ khác rồi, hồ sơ của tôi có thể nhiều ngày nữa mới được giải quyết xong nhưng tôi cảm thấy mọi việc dễ dàng. Tôi sẽ về nhà và vào Zalo để xem xét tiến độ xử lý, nắm bắt các thông tin, thông báo về thủ tục và chờ họ trả kết quả”.

Trong chiều đó, ông Nguyễn Văn Hiệp (ngụ xã Phước Tân, TP Biên Hòa) cũng đến Trung tâm hành chính Đồng Nai để làm lại chứng minh nhân dân và giấy tờ nhà đất. Chỉ 20 phút sau khi lấy số thứ tự, ông đã được các cán bộ tiếp nhận hồ sơ và giải quyết xong.

“Trước đây, làm một thủ tục phải đi đi lại lại rất mệt. Giờ thì khỏe, tôi chỉ cần đến nộp hồ sơ một lần và nộp 20.000 đồng phí dịch vụ bưu điện là nhận kết quả hồ sơ tại nhà. Nếu có thắc mắc, hồ sơ gặp vấn đề thì chỉ cần trao đổi với cán bộ thông qua Zalo và có thể bổ sung thông tin bị thiếu qua Zalo. Không phải chạy tới, chạy lui nhiều lần như xưa. Rất tiện!”, ông Hiệp hài lòng.

Từ giữa năm 2017, 22 đơn vị sở ngành ở Đồng Nai quy tụ về một mối tại Trung tâm Hành chính công tỉnh, còn gọi là mô hình một cửa/ một cửa liên thông, giúp người dân, doanh nghiệp tiếp cận với tất cả các dịch vụ hành chính công tại một địa chỉ duy nhất.

Là một chuyên viên pháp chế của công ty nước ngoài đóng tại Khu công nghiệp Biên Hòa 1 (TP Biên Hòa), ông Trần Đức Toàn thường xuyên phải đảm nhận công việc giải quyết các hồ sơ, thủ tục. Ông nói, Đồng Nai áp dụng công nghệ và cách làm việc hiện đại nên thời gian giải quyết thủ tục hành chính được rút ngắn kỷ lục.

Ông Toàn chia sẻ: “Thời gian làm việc được rút ngắn nên công ty chúng tôi tiết kiệm được nhiều thời gian. Tôi chỉ cần lên làm việc ở trung tâm hành chính một lần là có thể làm việc với nhiều sở, ngành chứ không phải đi qua sở này rồi lại chạy xe tới sở kia như trước đây”.

Buổi chiều, tầng 6 của tòa nhà Sonadezi tấp nập người ra, kẻ vào. Không gian sạch sẽ, hiện đại và thoáng mát của Trung tâm hành chính công Đồng Nai khiến người dân và cán bộ làm việc tại đây đều hài lòng. Một cán bộ quản lý Trung tâm cho biết nơi đây chưa từng xảy ra tình trạng chen lấn, xô đẩy. Từ người dân đến chuyên viên sở ngành, cán bộ đều làm việc một cách hài hòa và cùng xử lý nhanh chóng các thủ tục hành chính.

Chị Đặng Thị Mỹ Kiều, chuyên viên Văn phòng đăng ký đất đai, Sở Tài nguyên - Môi trường Đồng Nai, cho biết một trong những vất vả của giải quyết thủ tục là người dân thiếu giấy tờ trong hồ sơ. Những trường hợp nhà tại huyện miền núi Định Quán, Tân Phú hay Xuân Lộc (cách trung tâm hành chính 80-100 km), nếu người dân thiếu giấy tờ sẽ rất khổ sở vì phải về nhà để lấy. Việc này ảnh hưởng lớn đến thời gian giải quyết thủ tục, gây phiền hà cho người dân và gián đoạn công việc của cán bộ.

“Bây giờ, hồ sơ, thủ tục bị thiếu giấy tờ thì chúng tôi có thể linh động bằng cách cho người dân chụp hình giấy đó rồi gửi file qua Zalo. Từ hình ảnh đó, chúng tôi sẽ kết nối máy tại trung tâm hành chính và in ra, bổ sung vào hồ sơ cho họ, không yêu cầu họ phải chạy tới, chạy lui như trước đây. Dân khỏe, cán bộ cũng khỏe”, chị Kiều khoe.

Theo Sở Nội vụ Đồng Nai, hiện tỉnh đang áp dụng Zalo vào tra cứu trạng thái hồ sơ, gửi biên nhận điện tử và các tin tức mới về cải cách hành chính trên địa bàn tỉnh. Cổng dịch vụ công trực tuyến của tỉnh cũng liên kết với ứng dụng này để tích hợp thêm các chức năng tra cứu lộ trình xe bus, điểm thi,...

Một cán bộ Sở Nội vụ cho biết tài khoản Cổng hành chính công Đồng Nai trên Zalo hiện có 35.351 người quan tâm, theo dõi. Trung bình, mỗi ngày có thêm khoảng 150 lượt quan tâm. Mỗi ngày, trung tâm gửi khoảng 400 tin nhắn thông báo biên nhận hồ sơ, kết quả tra cứu trình trạng giải quyết hồ sơ đến với người dân. Riêng 6 tháng đầu năm 2018, Trung tâm hành chính công Đồng Nai tiếp nhận trên 800 lượt yêu cầu hướng dẫn thực hiện thủ tục hành chính qua Zalo.

“Trong thời gian tới, chúng tôi sẽ hoàn thiện các tính năng theo dõi trạng thái hồ sơ qua từng bước, từng khâu giải quyết, phát triển chức năng nộp hồ sơ trực tuyến cho một số thủ tục có tần suất giao dịch cao như cấp phiếu lý lịch tư pháp, đăng ký thông tin khuyến mãi cho doanh nghiệp...”, cán bộ Sở Nội vụ cho hay.

Song song đó, Đồng Nai còn triển khai hệ thống khảo sát mức độ hài lòng của người dân, doanh nghiệp trên phần mềm một cửa tại Trung tâm hành chính công và tại UBND huyện Nhơn Trạch. Người dân đánh giá công chức, cán bộ qua ứng dụng Cổng Hành chính công Đồng Nai trên Zalo giúp tháo gỡ những rắc rối, phiền hà khi giải quyết thủ tục hành chính như trước đây, góp phần cải thiện chất lượng phục vụ người dân của cán bộ, đảm bảo tính minh bạch và thuận tiện.

Năm 2017, Đồng Nai đứng thứ 3 cả nước về chỉ số cải cách hành chính, tăng một bậc so với năm 2016. Tỉnh này được đánh giá cao về tiêu chí cải cách thủ tục hành chính với 12,95/14,5 điểm (đạt 89,34%) và tác động của cải cách hành chính đến người dân, tổ chức, phát triển kinh tế - xã hội đạt 14,5/15,5 điểm (93,55%).

Tỉnh Đồng Nai đã áp dụng công nghệ vào xử lý thủ tục hành chính với mô hình “Phi địa giới hành chính”. Trong đó, người dân có nhu cầu làm thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền cấp tỉnh không cần lên tỉnh mà chỉ cần nộp hồ sơ ở cấp xã, huyện và sẽ được liên thông lên Trung tâm Hành chính công. Sau khi giải quyết xong, kết quả sẽ được chuyển về trả cho người dân theo đường bưu điện. Tỉnh này đang áp dụng thực hiện với khoảng 63 đầu thủ tục hành chính.

Trong mô hình này, các ứng dụng công nghệ thông tin sẽ được kết hợp với dịch vụ của bưu điện để người dân có thể ngồi ở nhà nộp hồ sơ và nhận lại kết quả mà không phải đến trực tiếp trung tâm.

Mục tiêu của Ðồng Nai trong 5 năm tới là xây dựng hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước thông suốt, hướng tới kết nối với Chính phủ điện tử, mà trọng tâm nhắm vào lĩnh vực thuế, hải quan, cấp giấy phép đầu tư, bảo hiểm xã hội, y tế …

6 tháng đầu năm 2018, Trung tâm hành chính công Đồng Nai đã đón tiếp khoảng 62.300 lượt khách đến liên hệ giải quyết công việc và hỗ trợ tư vấn các thủ tục. Thực hiện trả 61.368 kết quả. Số lượng hồ sơ giải quyết đúng hạn đạt tỷ lệ hơn 96,3%. Qua hệ thống khảo sát ý kiến người dân, 99,9% hài lòng về thái độ hướng dẫn của cán bộ trung tâm, 99,9% hài lòng về kết quả làm việc.

Theo ông Trần Văn Vĩnh, Phó chủ tịch UBND tỉnh Đồng Nai - Phó trưởng ban thường trực Ban Chỉ đạo cải cách hành chính tỉnh Đồng Nai, 2 năm gần đây, công tác cải cách hành chính của Đồng Nai được đánh giá cao nhưng tỉnh không lấy vị trí thứ bậc để chủ quan, không để chạy theo thành tích cao hay thấp mà quan trọng nhất là làm hài lòng người dân, tổ chức, doanh nghiệp.

Ông Vĩnh cho rằng xu thế cải cách hành chính là công khai, minh bạch và phải ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin để phục vụ người dân, doanh nghiệp tốt hơn nữa.

Theo đó, Đồng Nai đang ngày càng hoàn thiện Cổng thông tin điện tử theo hướng hiện đại, công khai. Việc sử dụng Zalo như một kênh liên lạc miễn phí và gần gũi với người dân cũng đang nhận được rất nhiều phản hồi tích cực. Mô hình cải cách hành chính ở Đồng Nai trở thành một hình mẫu chính quyền 4.0 được các tỉnh khác học hỏi.